Ticari defterler, şirketlerin ya­sal ve finansal süreçlerini bel­geleyen temel kayıtlarıdır. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olan bu defterler, şirket­lerin mali durumunu, borç-ala­cak ilişkilerini, ticari işlemlerini ve yönetim kararlarını şeffaf bir şekilde ortaya koymaktadır. İşlet­menin muhasebesiyle ilgili olma­yan defterlerin elektronik ortam­da oluşturulması, tutulması, sak­lanması ve ibrazına yönelik usul ve esaslar ile ETDS 14/02/2025 ta­rihli ve 32813 sayılı Resmi Gaze­te’de yayımlanan İşletmenin Mu­hasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ’de dü­zenleme altına alınmıştır.

Elektronik ortama taşınacak defterler

Pay defteri, yönetim kurulu ka­rar defteri, müdürler kurulu ka­rar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri. Bu defterler, şirketlerin hukuki güvenilirliğini ve şeffaflığını sağlamak açısından kritik öneme sahiptir. Geleneksel olarak kağıt ortamda tutulan bu defterler, artık dijital olarak kayıt altına alınacaktır.

Hangi şirketler için zorunlu?

ETDS, bazı şirketler için zo­runlu, diğerleri için ise isteğe bağ­lı bir sistem olarak tasarlanmış­tır. Zorunluluk kapsamındaki şir­ketler şunlardır:

l 1 Ocak 2026 tarihinden itiba­ren ticaret siciline tescil edilerek yeni kurulan şirketler.

l Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iz­nine tabi anonim şirketler: Ban­kalar, finansal kiralama şirket­leri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şir­ketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, dö­viz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şir­ketleri, bağımsız denetim şirket­leri, gözetim şirketleri, teknolo­ji geliştirme bölgesi yönetici şir­ketleri, 28 Temmuz 1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler ile ser­best bölge kurucusu ve işleticisi şirketler bu gruba dahildir.

Bu şirketler, 1 Temmuz 2025 ta­rihinden itibaren ETDS’ye geçiş yapmak zorundadır. Diğer şirket­ler ise gönüllü olarak sistemi kul­lanabilir, ancak bir kez elektronik deftere geçenler fiziki deftere artık geri dönemeyecektir. Bu nedenle bu kararı verirken geri dönüş olma­dığını bilerek işlem yapılmalıdır.

Elektronik defterler nasıl oluşturulacak?

ETDS zorunluluğu kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğ­duğu 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren en geç iki ay içinde Tebliğ ekinde yer alan örneğe uygun dü­zenlenen bir kararla birlikte note­re başvurarak fiziki defterlerin ka­panış onayını yaptırmalıdır. Noter, defter kapanışının ETDS sistemi­ne geçiş amacıyla yapıldığını be­lirterek işlemi fiziki deftere işleye­cektir. Kullanıcı bilgileri ve defter kapanış bilgileri noter tarafından ETDS’ye tanımlanarak defterler aktif hale getirilecektir.